POLITIQUE DE LUTTE CONTRE LE BLANCHIMENT DE CAPITAUX (LBC) de GREEN POLE LTD.

L'objectif des lignes directrices de l'OBLIGATION DE S'INFORMER SUR LE CLIENT (KYC, Know your custumer) est d'empêcher que des banques ne soient utilisées, délibérément ou non, par des criminels pour des activités de blanchiment de capitaux. Les procédures de KYC permettent également aux banques de mieux connaitre/comprendre leurs clients et leurs transactions financières, ce qui, de leur côté, les aide à gérer leurs risques avec prudence.

Le comité de Bâle a souligné la nécessité pour les institutions financières de mettre en œuvre des normes efficaces en matière de KYC comme élément essentiel des pratiques de gestion des risques.

Le Comité de Bâle a également déclaré qu'un des principaux défis à relever quant à la mise en œuvre de politiques et de procédures judicieuses en matière de KYC était de savoir comment mettre en place une approche efficace. Les risques juridiques et de réputation sont de nature mondiale et, en tant que tels, il est essentiel que chaque institution financière mette en place un programme global de gestion des risques appuyé par des politiques intègrant les normes de KYC.

Il est important que l'adoption d'une politique d'acceptation du client et sa mise en œuvre ne deviennent pas trop restrictives et n'entrainent pas un déni de services au grand public, en particulier à ceux qui sont financièrement ou socialement défavorisés.

L'expression « activités de blanchiment de capitaux » couvre non seulement les criminels qui tentent de blanchir leurs profits mal acquis, mais aussi les banques/institutions financières et leurs employés qui participent à leurs transactions et savent que l'argent provient d'activités criminelles. Le terme « savoir » englobe le concept d'évitement conscient du savoir. Ainsi, les employés des succursales dont les soupçons sont éveillés, mais qui, dans ce cas, omettent délibérément de poursuivre des enquêtes ou d'opérer un signalement auprès des autorités supérieures, car souhaitant rester dans l'ignorance, doivent être considérés comme des personnes qui « savent » effectivement la nature des activités/transactions criminelles.

DÉFINITION D'UN CLIENT

Aux fins de la politique de KYC, un client peut être défini comme suit :

* Une personne ou une entité qui possède un compte et/ou a une relation commerciale avec Green Pole Ltd
* Une personne ou une entité au nom de laquelle le compte est géré (c'est-à-dire le bénéficiaire effectif)
* Des bénéficiaires de transactions effectuées par des intermédiaires professionnels, tels que des courtiers en valeurs mobilières, des comptables agréés, des avocats, etc., tel que permis selon la Loi.
* Toute personne ou entité liée à une opération financière qui peut représenter un risque de réputation ou tout autre risque significatif pour Green Pole Ltd, comme par exemple un virement bancaire ou une émission d'une traite à vue de valeur élevée lors d'une opération isolée.

La politique de KYC comprend les huit éléments clés suivants

1. Procédures d'identification du client
2. Surveillance des transactions
3. Gestion des risques
4. Programme de formation
5. Système de contrôle interne
6. Tenue de dossiers
7. Évaluations des lignes directrices de KYC par un système d'audit et d'inspection interne
8. Devoirs/responsabilités

Lignes directrices indicatives

Comptes de sociétés et d'entreprises


Le service de la conformité de Green Pole Ltd doit être vigilant afin d'empêcher des individus d'utiliser des entités commerciales comme couverture pour ouvrir des comptes auprès des banques.

La succursale/le bureau peut examiner la structure de contrôle de l'entité, déterminer la source des fonds et identifier les personnes physiques qui détiennent une participation majoritaire et composent la direction. Ces exigences peuvent être modérées en fonction de la perception du risque, parexemple dans le cas d'une société anonyme, il ne sera pas nécessaire d'identifier tous les actionnaires.

Programme d'identification du client (CIP)

Le CIP ne peut être suivi que dans les cas suivants :

1. Établissement d'une relation
2. Réalisation d'une opération financière
3. Lorsque la succursale/le bureau a des doutes quant à l'authenticité/véracité ou l'adéquation des données d'identification du client précédemment obtenues.
L'identification du client signifie identifier le client et vérifier son identité en utilisant des documents, données ou informations originales fiables et indépendantes.

Green Pole Ltd doit obtenir suffisamment de renseignements pour établir, à sa satisfaction, l'identité de chaque nouveau client, qu'il soit régulier ou occasionnel, ainsi que l'objet de la relation bancaire envisagée.

La satisfaction de Green Pole Ltd signifie qu'elle doit être en mesure de convaincre les autorités compétentes que l'obligation de vigilance a été respectée en fonction du profil de risque du client, conformément aux directives en vigueur.

Évaluation des risques

Un programme efficace de KYC doit être mis en place en établissant la procédure appropriée et en s'assurant de son respect effectif. Il doit couvrir une bonne surveillance, de bons systèmes et de bons contrôles de gestion, la séparation des tâches, la formation et d'autres questions connexes. Les responsabilités doivent être explicitement attribuées au sein de l'entreprise afin de s'assurer que les politiques et procédures de l'entreprise soient mises en œuvre de manière efficace.

La nature et la portée de l'obligation de vigilance dépendront du risque perçu par Green Pole Ltd. Le profil du client sera un document confidentiel et les renseignements qu'il contient ne seront pas divulgués aux fins d'une vente croisée ou pour toute autre fin.

L'audit interne et de conformité de Green Pole Ltd Trade joue un rôle important dans l'évaluation et la garantie du respect des politiques et procédures de KYC. La fonction de conformité doit fournir une évaluation indépendante des politiques et des procédures de Green Pole Ltd Trade, notamment les exigences légales et réglementaires. Elle doit s'assurer que les mécanismes d'audit sont dotés du personnel adéquat, c'est-à-dire des personnes qui connaissent bien ces politiques et procédures.

Les inspecteurs internes doivent spécifiquement vérifier l'application des procédures de KYC au niveau des succursales/bureaux et commenter les lacunes observées à cet égard.

Contrôle des ressortissants nationaux spécialement désignés et des parties sanctionnées

Tous les clients doivent être contrôlés par diverses bases de données indépendantes de renseignements sur les risques, telles que « World Compliance » et « World Check » (Bases de données de conformité professionnelle)

Identification du client

Personnes physiques

Pour les clients qui sont des personnes physiques, Green Pole Ltd doit obtenir suffisamment de données justificatives d'identité (passeport, carte d'identité, pièce d'identité gouvernementale, etc.) pour vérifier l'identité du client, son adresse/son lieu de résidence (facture de service collectif, relevé bancaire, etc.) et aussi sa photo récente (si possible).

Personnes morales

Pour les clients qui sont des personnes morales ou des entités juridiques,Green Pole Ltd doit vérifier le statut juridique de la personne morale/l'entité juridique par le biais de documents appropriés et pertinents afin de vérifier que toute personne prétendant agir au nom de la personne morale/l'entité juridique est ainsi autorisée, et identifier et vérifier l'identité de cette personne, comprendre la structure de propriété et de contrôle du client et déterminer qui sont les personnes physiques qui contrôlent en fin de compte la personne morale.

Si Green Pole Ltd décide d'accepter de tels comptes, selon les termes de la politique de CAP, Green Pole Ltd doit prendre des mesures raisonnables pour identifier qui est(sont) le(les) bénéficiaire(s).

Pour les nouveaux comptes :

La procédure d'obligation de s'informer sur le client doit être le principe clé de l'identification du compte d'un individu/une entreprise. L'identification du client doit impliquer la vérification par une référence introductive d'un titulaire de compte existant/une personne connue de la banque ou sur la base de documents fournis par le client.

Tenue de comptes

Tous les dossiers de documentation et de services d'identification doivent être conservés pendant une période minimale d'au moins 7 ans.

Formation

Tous les nouveaux employés recevront une formation sur la lutte contre le blanchiment de capitaux dans le cadre du programme obligatoire de formation des nouveaux employés. Tous les employés concernés sont également tenus de suivre une formation en LBC tous les ans. La participation à des programmes de formation ciblés supplémentaires est requise pour tous les employés ayant des responsabilités quotidiennes en matière de LBC.

Administration

Aux fins de la politique de LBC, Green Pole Ltd​ doit nommer un Responsable de la conformité en matière de LBC. Green Pole Ltd Le Responsable de la conformité en matière de LBC est responsable de l'administration, la révision, l'interprétation et l'application de la présente Politique. La Politique sera examinée annuellement et révisée le cas échéant.

Les fonctions du Responsable de la conformité en matière de LBC selon la politique comprennent, sans s'y limiter, la conception et la mise en œuvre de la politique, ainsi que sa mise à jour, le cas échéant ; la formation des agents et des employés ; le contrôle de la conformité des filiales de Green Pole Ltd, la tenue des dossiers nécessaires et appropriés ; et des essais indépendants du fonctionnement de la Politique.